Gestionnaire de Paie

Objectifs et contexte de la certification :

Le métier de Gestionnaire de Paie est un métier complexe. Il met en œuvre dans son quotidien des compétences multiples à la fois techniques et relationnelles, s’appuyant sur une organisation solide et des savoirs-être précis.   

Le gestionnaire de paie exerce son activité en cabinet comptable, en centre de services partagés, en entreprise spécialisée dans la paie ou en entreprise tous secteurs confondus (fonction support). Les périmètres d’action varient mais le cœur des activités est similaire.   

Le gestionnaire de Paie assure l’établissement des bulletins de paie de ses clients (internes ou externes). Il supervise la saisie et contrôle les éléments constitutifs du bulletin.  Il analyse les écarts, les corrige. Il rend compte, alerte, conseille ses managers, clients, direction : écarts, évolutions juridiques, éléments de politique salariale, tableaux de bords…  Il communique avec pédagogie auprès de ses clients.    

Le gestionnaire de paie bénéficie d’une solide culture juridique et administrative afin d’assurer le suivi des dossiers des salariés depuis leur entrée dans l’entreprise jusqu’à leur sortie. Il est le garant de ce parcours « salarié » en lien avec les services Ressources Humaines, juridique, comptables, parfois services de production ainsi que la Direction.  

Il se doit d’être en veille sur ces évolutions légales et conventionnelles, dans un contexte général de travail en équipe.    

Le gestionnaire de paie travaille au quotidien avec des outils numériques : logiciel de paie, portails, workflow, tableur… Il maîtrise ces outils dans le cadre de son périmètre. Son intérêt pour cette dimension technologique appliquée est indispensable dans le métier d’aujourd’hui.

De même, qu’une appétence et des compétences relationnelles sont un socle pour l’exercice du métier. Le métier s’exerce au sein d’une équipe de travail. Les éléments de paie sont sensibles, la communication, la discrétion, le respect de la confidentialité, la rigueur sont des qualités impliquées dans l’exercice de ce métier. Il maitrise les outils et fait preuve de pédagogie. Il conseille et accompagne les opérationnels dans leur gestion quotidienne des temps, du personnel, de la masse salariale.    

La méthode de travail est un dernier socle. Le gestionnaire de paie agit selon un calendrier précis et contraint. Il organise son travail dans ce cadre donné. Il gère les priorités et le stress associé à ses activités afin de les mener à bien. 

Activités visées :

Les activités visées peuvent se décrire ainsi :  

- la gestion des formalités administratives liées à la relation contractuelle du travail, 

- la gestion de la paie : établissement des bulletins de paie, contrôle, déclarations et suivi post-paie, 

- la production et l’analyse de données salariales à travers l’établissement de différents tableaux de bord dans le cadre de la gestion sociale de la relation de travail 

- le conseil apporté aux clients internes et/ou externes 

Compétences attestées :

Sélectionner, répertorier et synthétiser les éléments de veille sociale en exploitant les sources et outils disponibles, et en mettant en évidence leur impact quant aux obligations légales et règlementaires à tenir, afin de pouvoir les utiliser sur son poste de travail, et les rendre accessibles et compréhensibles pour d’autres collaborateurs de l’entreprise ou sa Direction.

Appliquer la règlementation sociale et les sources de droit interne pour produire tous les documents et affiliations liées à la vie du contrat, en mobilisant les éléments de veille collectés et en intégrant constamment leurs mises à jour, en sollicitant les interlocuteurs appropriés, en prenant en compte les spécificités de l’organisation interne ou les attendus externes (client), et en respectant les délais impartis, afin de sécuriser la relation de travail.  

Organiser le suivi et l'archivage des pièces justificatives en fonction des procédures internes pour garantir le respect du processus de paie et des dispositions réglementaires en vigueur, ainsi que la sécurisation des éléments.   

Appliquer la source de droit adéquate en la sélectionnant de manière judicieuse afin de vérifier l'exactitude des éléments du bulletin de salaire et des charges sociales.  

Prendre en compte les dispositions légales et réglementaires, dont la gestion des temps, dans le contrôle des éléments saisis en paie, en analysant leur cohérence et exactitude afin de s'assurer de la conformité des informations portées en paie.   

Traiter l'ensemble des éléments et régularisations afin de sécuriser la relation de travail par l’établissement d’un bulletin juste, dans le respect de la méthodologie appropriée et du processus paie interne.    

Calculer les éléments de rémunérations en les hiérarchisant et en les interprétant afin de les intégrer sur le bulletin de paie.    

Calculer les charges en déterminant les différentes tranches de cotisation applicables afin d'obtenir le net imposable et net à payer et de déclarer aux organismes sociaux en respectant le calendrier établi.    

Contrôler la cohérence du bulletin de paie en recherchant les écarts et en analysant la nature fiscale et sociale des éléments afin d'alerter ou corriger le cas échéant.    

Anticiper un contrôle de l'Administration en sélectionnant les pièces justificatives à conserver selon les procédures et obligations en vigueur, en tenant à jour un tableau de suivi, en assurant une communication et une lisibilité des dossiers au profit des interlocuteurs potentiellement concernés.    

Produire les bulletins à partir d’un logiciel de paie et plateformes de transmission en utilisant les fonctionnalités requises pour enregistrer ou créer les éléments dans les différentes rubriques afin de réaliser les états déclaratifs et les bulletins.   

Réaliser les extractions et calculs, permettant de repérer les écarts et incohérences en utilisant les fonctions avancées d’un tableur.    

Associer les éléments de paie aux rubriques adéquates de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) en reliant des données de paie, des états récapitulatifs au cahier technique pour fiabiliser les déclarations et respecter les délais.    

Produire et mettre à jour des tableaux de bords (actualisation ou création) à partir de l’extraction d’éléments de paie ciblés afin d'alimenter certains indicateurs RH, de suivre leur évolution ou d’éclairer une décision du domaine RH.    

Interpréter les données extraites en les analysant dans leurs évolutions temporelles, en les comparant à des indicateurs de référence afin, dans le cadre de son périmètre, de faire les alertes nécessaires aux clients externes et internes ou de guider une décision.    

Evaluer en amont, les risques d’un contrôle ou d’un audit au sein de son périmètre en analysant la conformité des données sociales et salariales avec les dispositions légales et conventionnelles applicables, afin de connaître l'impact financier ou juridique du contrôle ou de l'audit et permettre à l’entreprise de préparer ses échanges avec la structure de contrôle.    

Organiser la collecte et la diffusion des différents éléments nécessaires à l’établissement des documents associés à la vie du contrat, en mettant en place un processus structuré et formalisé, et en le partageant avec les différents opérationnels concernés afin de pouvoir produire les éléments dans les délais requis.   

Proposer des solutions paie/sociale/RH adaptées au client (interne ou externe) en adoptant une démarche de conseil reposant sur l’anticipation des besoins, la mobilisation des éléments issus de la veille menée et en prenant en compte l’environnement client (conventionnel, contextuel…) dans un objectif final de conseil métier visant la performance de l’entreprise.    

Apporter dans les délais attendus une réponse experte aux questionnements et réclamations du client (interne ou externe), en ciblant les informations à synthétiser en mettant en œuvre le mode communication approprié, avec l’objectif de tracer les échanges, et maintenir un climat de confiance durable y compris dans une situation relationnelle conflictuelle.    

Organiser la continuité du service client, en regroupant les informations clés des dossiers dans le respect de l’éthique du métier, afin de pouvoir fluidifier et sécuriser la transmission d’informations au profit de l’équipe ‘’relais’’, dans un contexte multi-clients et multi-conventions.   

Modalités d'évaluation :

Etudes de cas individuelles, contextualisées.    

Etude de cas contextualisée sur poste informatique   

Mise en situation de préparation d’un contrôle de l’Administration.    

Mise en situation contextualisée dans laquelle l’apprenant joue son rôle face à un client (interne ou externe).    

Production de bulletin sur un logiciel.    

Production d’une Déclaration Sociale Nominative (DSN).   

Rédaction et soutenance d’un rapport d’activités professionnelles   

Mise en situation de travail en entreprise en fonction des missions réalisées, sur la base d’une grille d’évaluation reprenant des compétences visées.