Manager de portefeuille de projets (MS)

1.1 Analyser la demande du client/sponsor

1.1.1 Identifier le contexte de la demande, le besoin, les objectifs, enjeux et contraintes du client

1.1.2 Repérer les parties prenantes externes et internes impliquées dans le projet

1.1.3 Repérer les facteurs facilitants ou les risques potentiels pouvant impacter le projet

1.2 Décider d’engager ou non l’entreprise dans ce projet 

1.2.1 Accompagner l’entreprise dans la prise de décision  de s’engager ou non dans le projet : matrice SWOT (opportunités, menaces, forces, faiblesses), BSC (Balance Score Card), Analyse de la valeur et arbitrer selon les cas

1.2.2 Négocier les conditions du projet avec le client (délais, coût, qualité, spécificités techniques, ressources, etc.)

1.2.3 Reformuler et formaliser la demande du client au travers d’une charte projet permettant l’établissement d’un contrat entre les parties

1.3 Préparer et démarrer le projet

1.3.1 Identifier la méthode de gestion de projet la plus adaptée à la situation (PMI®, Agile, Prince2, etc.) selon l’envergure et le contexte du projet

1.3.2 Elaborer et formaliser le plan de communication du projet (historique, modalités, contenus, échéances et chargés de la communication) en intégrant la stratégie de management des parties prenantes

1.4 Planifier et construire le plan de management du projet

1.4.1 Collecter les données utiles au développement du projet auprès des acteurs concernés (client/sponsor, utilisateurs finaux, les fournisseurs, etc.)

1.4.2 Impliquer les acteurs concernés dans la recherche de la solution au projet (ex : brainstorming, ASIT …)

1.4.3 Définir les tâches du projet, les organiser en séquences et/ou en lots en fonction de leurs interactions et en estimer la durée

1.4.4 Identifier les ressources humaines nécessaires à la réalisation des différents lots du projet et organiser les postes

1.4.5 Estimer les coûts (ressources humaines, matérielles et financières) et déterminer le budget

1.4.6 Identifier les risques associés au projet (retards, absences, malfaçons, accident, dépassement budgétaire, changement stratégique du client, etc.) et en définir le traitement (jalons de contrôle, scenarii de correction, etc.)

1.4.7 Organiser l’approvisionnement matériel, humain et financier du projet

1.4.8 Définir un plan d’assurance qualité pour le projet permettant de suivre les réalisations, le planning et le budget

1.5 Diriger et piloter l’exécution du projet 

1.5.1 Constituer et diriger l’équipe du projet en fonction des compétences requises en définissant les rôles et objectifs individuels et collectifs

1.5.2 Evaluer la performance de l’équipe projet en mesurant l’atteinte des objectifs et sa productivité

1.5.3 Assurer la communication interne et externe du projet en répondant au besoin d’information et aux attentes du client

1.5.4 Garantir la gestion des approvisionnements en temps utile

1.5.5 Respecter et adapter le plan d’assurance qualité en s’appuyant sur les jalons définis dans le plan de management (qualité de la production et des méthodes de réalisation)

1.6 Suivre et contrôler le déroulement du projet

1.6.1 Repérer les écarts entre le réalisé et l’attendu pour définir des plans d’actions correctives si besoin

1.6.2 Adapter l’organisation aux aléas du projet (équipe, incidents, retards, etc.)

1.6.3 Assurer la qualité du projet en contrôlant les réalisations au cours du projet

1.6.4 Garantir le respect du budget en surveillant les coûts et les délais

1.6.5 Assurer le reporting du déroulement du projet auprès des parties prenantes conformément au plan de communication défini et en l’adaptant si besoin

1.7 Clôturer le projet 

1.7.1 Garantir le parfait achèvement du projet en contrôlant tous les attendus

1.7.2 Collecter tous les éléments constitutifs du projet permettant de réaliser la réunion de clôture avec le client, la livraison et un retour d’expérience

1.7.3 Animer le post-mortem (réunion d’équipe, fournisseurs, acteurs internes impliqués dans la réalisation du projet) pour libérer chacun de son engagement dans le projet

  Projet en centre de simulation d’un projet d’envergure (écrit et oral)  

2.1 Constituer un bureau de projets temporaire ou permanent permettant d’optimiser la conduite des projets et programmes de projets

2.1.1 Organiser une veille sur la gestion de projet et identifier les meilleures pratiques applicables au contexte (PMI®, Prince2, IPMA, ISO10006, etc.)

2.1.2 Fixer les objectifs du bureau de projets en fonction de l’organisation de l’entreprise (vision, marché, opportunités, menaces) et des objectifs stratégiques déclinés en projets, programmes et portefeuilles.

2.1.3 Sélectionner les membres du bureau de projets (Chefs de projet, experts, etc.) en fonction des compétences nécessaires

2.1.4 Déterminer une organisation d’équipe à l’intérieur du bureau de projets adaptée à la structure et à la maturité projet de l’entreprise (organisation classique, matricielle ou par projet)

2.1.5 Définir des indicateurs et élaborer des tableaux de bord permettant de mesurer la performance du bureau

2.1.6 Argumenter ses choix face à la direction (entreprise, programme, portefeuille)

2.2 Manager les membres du bureau de projets (Chefs de projet)

2.2.1 Organiser les moyens et les ressources partagées pour optimiser le fonctionnement des projets de l’entreprise

2.2.2 Développer la méthodologie de management de projet la plus adaptée aux projets et à la maturité de l’entreprise

2.2.3 Animer le bureau de projets (supervision, encadrement) pour le rendre efficient et performant en coordonnant les ressources des différentes équipes projets

2.2.4 Gérer les compétences des membres du bureau (notamment des Chefs de projet) au travers de l’accompagnement, des entretiens et de formations éventuelles

2.2.5 Clarifier et communiquer les rôles et responsabilités des acteurs afin de donner du sens aux projets

2.2.6 Optimiser son activité en déléguant certaines de ses tâches et en s’appuyant sur les compétences disponibles

2.2.7 Etudier et élaborer les procédures et modèles de documentation partagée (management de l’information relative aux projets)

2.2.8 Garantir la bonne adéquation des méthodes choisies en menant des audits de surveillance ou de conformité 

2.3 Superviser l’activité et évaluer la performance du bureau de projets

2.3.1 Piloter les indicateurs multi-projets et distribuer l’information (ex : CRM, MS Project, WBS Chart Pro, MindManager, etc.)

2.3.2 Conduire une analyse critique des processus en place (PDCA, Evaluation Qualité Système / Processus, Tierce partie, etc.)

2.3.3 Mesurer la performance du bureau de projets dans l’organisation et estimer son alignement avec la stratégie de l'entreprise

2.3.4 Identifier les dysfonctionnements de façon réactive pour redresser un projet en difficulté 

2.3.5 Transmettre son expertise de Chef de projet aux membres du bureau pour les faire évoluer et optimiser l’organisation

2.3.6 Capitaliser les bonnes pratiques et retours d’expérience au bénéfice des futurs projets

2.4 Organiser le portefeuille de projets

2.4.1 Identifier et définir les meilleurs projets en alignement avec les valeurs et la stratégie de l’entreprise.

2.4.2 Prioriser les projets à l'intérieur du portefeuille en tenant compte des contraintes de l'entreprise et des parties intéressées

2.4.3 Assurer le reporting sur l’avancement des activités du portefeuille

  Etude de cas Bureau de projet et portefeuilles de projets. Mise en situation management d’équipes. Projet en centre sur le redressement d’un projet. Projet en centre de gestion multi-projets.  

3.1   Analyser les impacts des processus métier sur la gestion du portefeuille de projets  

3.1.1 Organiser une veille stratégique, technologique et concurrentielle d'un environnement projet

3.1.2. Identifier l'ensemble des parties prenantes d'un projet en tenant compte de son environnement spécifique (éthique, innovant, industriel …)

3.1.3. Définir une stratégie de communication adaptée aux spécificités d'un projet

3.1.4. Mesurer les risques liés aux environnements spécifiques et proposer les plans d'action adaptés

3.2  Préparer et accompagner aux changements 

3.2.1. Elaborer et mettre en œuvre une stratégie d'accompagnement aux changements adaptées à un environnement projet spécifique

3.2.2. Accompagner les hommes et les équipes dans le changement (formation, coaching, groupes de travail …)

Projet en centre (écrit et oral), de l’analyse au plan d’action d’un projet d’un environnement spécifique  

4.1 Analyser le contexte et les enjeux de l’entreprise pour évaluer l’opportunité d’une organisation par projet

4.1.1 Schématiser le cadre fondamental de référence de l’entreprise (ses valeurs, la stratégie de la direction, ses objectifs, etc.) pour proposer des orientations d'organisation

4.1.2 Identifier la stratégie concurrentielle interne et externe de l’entreprise (forces/faiblesses, opportunités/menaces) en utilisant les outils ou méthodes d’analyse (ex : Benchmark, Intelligence Economique, …)

4.1.3 Intégrer les objectifs et la vision de la direction pour lui proposer des scénarii d’organisation et la conseiller dans ses choix

4.2 Développer la vision et la culture projet de l’entreprise

4.2.1 Identifier les processus de l’entreprise susceptibles de fonctionner en mode projet

4.2.3 Définir des priorités inter-projets/programmes par rapport à la politique de la direction à l’aide d’outils d’aide à la décision (arbre de décision, jugement d’experts, …) 

4.2.3 Mesurer les risques engagés par les différentes options pour étayer ses choix et proposer les lignes directrices des plans d'action

Etude de cas de stratégie d’entreprise et de gestion des transformations (écrit et oral)