Gestionnaire de projets évènementiels

Descriptif :
CE.1 - Identifier les clients potentiels sur son périmètre d’activités :
établir des fichiers prospects
effectuer des opérations de détection de potentiels, prise de rendrez vous
conduire une veille sur l’activité évènementielle au sens large
CE.2     Assurer une veille des tendances :
Suivre les tendances du marché de l’évènementiel :
Repérer les types de projets en vogue proposés sur le marché,
S’inspirer des pratiques des concurrents (benchmarking) ,
Cartographier les types de projets standards en fonction des types d’objectifs clients,
Définir leurs caractéristiques (atouts, contraintes techniques humaines et/ou financières
CE.3     Identifier les prestataires et leur offre :
identifier les corps de métiers susceptibles d’intervenir sur un évènement
créer une base de données de prestataires par corps de métiers
Modalités d’évaluation
ME.1   Cas d’entreprise :dans le cadre d’un cas réel ou fictif d’entreprise, rédiger un scénario d’appel téléphonique (de type détection de potentiels / prise de rendez-vous) ainsi que l’argumentaire devant être exposé à l’interlocuteur décisionnaire.
Le scénario intègre toutes les phases de l’appel et le traitement des objections.
ME.2   Cas d’entreprise : dans le cadre d’un cas réel ou fictif d’entreprise et après un travail de veille et de benchmarking préalable, rédiger un « cahier de tendances » de l’événementiel
ME.3   Cas d’entreprise : dans le cadre d’un cas réel ou fictif d’entreprise, identifier les différents corps de métier susceptibles d’intervenir sur l’événement qui aura été choisi et créer une base de données structurée et par thématique des prestataires susceptibles d’intervenir sur la zone géographique définie

Descriptif :
CE.1 - A partir du cahier des charges de la prestation négociée par sa hiérarchie avec le client, établir une check list opérationnelle :
Identifier les phases du projet,
Paramétrer les outils de suivi et de pilotage,
Prendre en compte les contraintes et les ressources allouées.
CE.2-Sécuriser l’organisation de l’événement sous l’autorité et le contrôle du chef de projet, du responsable sécurité du lieu et ou de sa hiérarchie
prendre connaissance des caractéristiques du lieu de déroulement de l’évènement
identifieles contraintes et règlementations liées à l’évènement
identifier le cadre juridique spécifique à l’évènement
diagnostiquer les facteurs de risques liés à l’évènement
identifier les prestataires de sécurité et/ou de secours
veiller au respect de la règlementation ERP (établissement recevant du public)
entreprendre les démarches administratives avec les autorités compétentes (de protection civile, de police et gendarmerie, les collectivités territoriales compétentes, les services déconcentrés de l’Etat selon les manifestions proposées (DRAC, Rectorat, Jeunesse et Sports par exemple), mais aussi avec les institutions privées,
•verifier que les contrats de prestataires (son, lumière, catering, sécurité..)souscrits sont conformes à la nature de l'évenement.
CE 3 s’assurer de la conformité de l’environnement administratif et juridique de l’évènement
établir les déclarations nécessaires (de type CNIL, SACEM, SACD par exemple),
contracter les assurances idoines
établir les contrats de travail des différents intervenants (intermittents, interimaires , artistes..)
CE.4.1  Identifier et proposer au Chef de Projet les prestataires et intervenants :
mobiliser son réseau professionnel
participer à l’analyse des propositions de prestations de sous-traitants (catering, sécurité, technique etc.)
négocier les modalités d’intervention et dans certains cas les conditions financières
respecter le budget alloués
•s'assurer de l'application des principes d'éco responsabilité dans le traitement de l'information
CA.4.2Rédiger le « Road book » (ou « déroulé » ou « feuille de route ») de l’évènement :
lister les phases clés de l’évènement en les situant dans le temps,
repérer, de façon claire, les éléments déclencheurs des interactions entre les différents acteurs.
CE.5     Tenir à jour le budget d’exploitation :
ventiler les différents postes,
identifier les différents coûts (coût administratif, coût d’achat par exemple),
suivre le budget selon le budget prévisionnel ou le business plan
mesurer les écarts et ajuster en conséquence en alertant son chef de projet
Modalités d’évaluation
ME 1Cas d’entreprise :
dans le cadre d’un cas réel ou fictif d’entreprise, bâtir un retro planning définissant les phases d’organisation et les échéances à respecter pour l’organisation de l’événement qui aura été choisi
ME2.1            Cas d’entreprise :
dans le cadre d’un cas réel ou fictif d’entreprise, établir un plan de prévention des risques et identifier les moyens humains nécessaires pour assurer la sécurité du public de l’événement défini
ME 3   Cas d’entreprise :
dans le cadre d’un événement type culturel (concert, festival…) fictif ou réel, effectuer les démarches administratives relatives à l’organisation de l’événement défini : CNIL, SACEM, SACD, contrat de prestation, assurances.
ME.4.1            Cas d’entreprise :
Dans le cadre d’un événement fictif ou réel, proposer au Chef de Projet un outil de décision pour analyser et classer les propositions de prestations des différents sous-traitants dans le respect du budget alloué.
ME.4.2            Cas d’entreprise :
Dans le cadre d’un événement fictif ou réel, rédiger le déroulé des différentes étapes prévue le jour de l’événement
ME.5   Cas d’entreprise :
Dans le cadre d’un événement fictif ou réel, renseigner le compte d’exploitation de l’événement en s’assurant de sa correspondance avec le budget prévisionnel.

Descriptif :
CE.1     Réalisation des supports de communication
Définir et suivre les éléments de communication
concevoir et/ou animer divers supports de communication (flyers, affiches, invitations, site internet, web, newsletter,  réseaux sociaux)
respecter la charte graphique  du client sur l’ensemble des supports de communication
assurer la relation presse/media…)
collaborer, le cas échéant, avec les agences ou services de communication
préparer la signalétique du jour J
anticiper la mise en place des éléments scénographiques
assurer le suivi des relations publiques (remerciements, cadeaux (goodies) envers le public cible et les diverses institutions
assurer le suivi des relations presse
CE.2 Création et animation des communautés virtuelles
en appliquant la stratégie de présence de l’évènement sur les réseaux sociaux (viralité)
répondre aux objectifs déterminés
modérer et alimenter au quotidien les plateformes existantes
s’assurer de l’utilisation des médias sociaux les plus pertinents (nouveaux outils ou médias sociaux de type Facebook, Dailymotion, Twitter,YouTube…)
Modalités d’évaluation
ME.1/2  Cas d’entreprise : Dans le cadre d’un cas  fictif ou réel d’entreprise relatif à la gestion globale d’un évènement, l’évaluation est mesurée par la production de supports de communication, la diffusion d’une information ciblée

Descriptif :
CE.1.    Mettre en œuvre des phases de réalisation de l’évènement respecter la feuille de route pré établie
assurer le commissariat de son périmètre d’activité
distribuer les consignes à tous les intervenants
s’assurer du bon fonctionnement des moyens de communication avec tous les membres de l’équipe et intervenants (services, techniques et de sécurité…)
anticiper et réagir aux situations impromptues
appliquer les procédures de sécurité en vigueur (sécurisation des lieux et des personnes)
veiller au respect des délais par les prestataires
superviser l’accueil du public
clôturer l’évènement en présence de l’ensemble des équipes (démontages par exemple)
CE.2     CA.2 Participer au débriefing de l’organisation de l’évènement
en relevant les aspects positifs et négatifs du déroulement de la manifestation dans le cadre de son périmètre d’intervention
en remontant les informations relatives à la qualité perçue par le public cible
évaluer la rentabilité des différents postes budgétaires (salaires, investissements, rapport heures travaillées heures facturées, marge sur les prestataires..)
en rédigeant un rapport synthétique  à destination du chef de projet et/ou du client
Administrer un questionnaire de à l’attention du public cible
récupération de données diverses sur la typologie du public et créer un fichier a exploiter)
CE.3     Capitaliser l’ensemble des pièces administratives (courriers, notes, déclarations etc) et comptables, les comptes rendus des séances de  travail, les fiches de procédures et de service, les dossiers de presse,
en réalisant une archive
en formalisant les remarques visant à améliorer la tenue du nouvel événement,
Modalités d’évaluation
ME.1   Cas d’entreprise :
Dans le cadre d’un événement fictif ou réel, élaborer les briefs à destination des différents prestataires pour assurer la bone coordination des équipes le jour J.
ME.2   Cas d’entreprise :
Dans le cadre d’un événement fictif ou réel, préparer le bilan de l’événement en soulignant les points forts et les axes d’amélioration. Un questionnaire de satisfaction est conçu à l’attention du public et les moyens d’administration du questionnaire sont définis.
ME.3   Cas d’entreprise :Dans le cadre d’un événement fictif ou réel, concevoir un dossier de bilan de l’événement en cas de réédition de ce-dernier