Assistant(e) d'administration commerciale et de communication

Activités visées :

Le métier d’assistant.e d’administration commerciale et de communication est très polyvalent ; selon l’emploi, le (la) assistant.e peut être amené.e à réaliser les activités suivantes :
- Traitement de la communication écrite et orale de l’entreprise (rédaction et mise en page de documents imprimés et visuels),
- Gestion de la communication interne/externe à l’aide de l’outil informatique,
- Production de documents commerciaux (achat, vente, règlements, stocks),
- Production de documents de synthèse (tableaux, graphiques),
- Accueil physique et téléphonique, organisation de réunions.

Compétences attestées :

Le titulaire est capable de :
     1/ Présentation de supports de communication.
- Analyser une situation de communication
- Exploiter une documentation fournie
- Rechercher, sélectionner et organiser les informations pertinentes en fonction de l’objectif indiqué
- Choisir le logiciel adapté aux activités et tâches administratives et de gestion
- Produire des documents, des supports de communication visuelle (pages-écrans, diapositives…)
- Déterminer et choisir la mise en page, éventuellement en respectant les consignes fournies
- Contrôler la production de documents, imprimer et sauvegarder les documents
     2/ Communication professionnelle écrite – conception et rédaction de documents.
 - Effectuer le traitement du courrier : arrivée, départ, classement
- Prendre en notes messages et consignes communiqués oralement
- Préparer des messages oraux, des argumentaires
- Mettre en œuvre le logiciel adapté à la production des documents produits
- Rechercher, sélectionner et organiser les informations pertinentes en fonction de l’objectif précisé
- Produire des courriers, documents administratifs et commerciaux
- Elaborer la structure du document et son contenu
- Contrôler les documents produits
- Apporter les corrections nécessaires
- Imprimer, sauvegarder et archiver  les documents
     3/ Uutilisation des technologies de l’information et de la communication dans un environnement professionnel.
- Maîtriser les fonctions de base d’un poste informatique
- S’adapter à différents types de réseaux et de connexion
- Gérer et organiser les dossiers de l’entreprise dans son environnement informatique
- Repérer les différents types de fichiers et leurs propriétés
- Protéger l’accès à certains fichiers et en interdire les modifications
- Procéder à des sauvegardes pertinentes et fiables
- Mettre en œuvre les moyens de communication (courriel, messagerie instantanée, blog, réseaux sociaux)
- Traiter et gérer des courriels et documents joints
- Rechercher les informations pertinentes pour l’entreprise (concurrence, fournisseurs, données légales et fiscales)
- Utiliser les réseaux sociaux pour la communication de l’entreprise
- Exploiter une documentation technique, formuler un diagnostic de 1er niveau, vérifier la connexion des câbles, restaurer le système d’exploitation, entrer en relation avec une hot line
- Prendre en compte les contraintes et risques liés à l’usage des nouvelles technologies
- Identifier et respecter les droits des utilisateurs
- Sécuriser les accès aux sources de données de l’entreprise
- Distinguer administrateurs-réseau et utilisateurs
- Respecter les obligations légales
     4/ Production de documents commerciaux, tableaux chiffrés, graphiques avec mise en œuvre de logiciels tableur, gestion commerciale et/ou de logiciel de gestion intégrée.
- Produire des documents commerciaux à l’aide d’un logiciel de gestion commerciale ou d’un progiciel de gestion intégrée (PGI)
- Paramétrer les fonctions de base du logiciel
- Effectuer le suivi informatisé d’une chaine commerciale et des règlements
- Effectuer la gestion et le suivi des stocks (alertes,…)
- Produire des tableaux de bord (calculs automatisés) et graphiques
- Saisir, importer, trier des données quantitatives
- Contrôler, commenter les résultats
- Traiter, transférer et classer des documents commerciaux
- Vérifier et actualiser les informations juridiques, commerciales
- Mettre en œuvre une démarche qualité professionnelle