Assistant(e) de responsable unité opérationnelle

Activités visées :

L’Assistant(e) Responsable Unité Opérationnelle assiste un ou plusieurs directeurs opérationnels ou fonctionnels, un ou plusieurs cadres dirigeants ou un responsable de projet et contribue par son intervention à l’efficacité globale du système.
Il prépare, organise, suit, les actions liées à la communication et aux relations internes et externes de l’entreprise ou du service, en conformité avec les directives qui lui sont données et en cohérence avec la stratégie et la politique de l’entreprise. Il facilite par un reporting régulier les prises de décision de son manager.
Il prend en charge en autonomie et par délégation de son hiérarchique des dossiers spécialisés liés à l’activité de l’entité d’appartenance.
Les activités de l’assistant(e) Responsable Unité Opérationnelle  s’articulent autour de l’assistanat et du soutien au manager, du traitement de dossiers spécifiques liés aux particularités de la direction concernée, des enjeux conjoncturels, des priorités définies par les directions.
1. Traitement de l’information et Communication en interne et en externe :
-      Recherche et gestion de l’information professionnelle (base de données/ veille/ circulation de l’information/ classement/ archivage...)
-      Création de modèles de documents et vérification de leur utilisation
2. Organisation des activités :
-      Gestion des agendas
-      Organisation et gestion des déplacements
-      Organisation et gestion des réunions
-      Planification des projets/ dossiers/ évènements y compris à l’étranger
3. Assistance et aide à la décision :
-      Préparation des outils d’aide à la décision
-      Identification  des problèmes, analyse et soumission  
4. Activités spécifiques déléguées : elles seront fonction de la spécialité du service concerné, du périmètre de la  délégation de l’Assistant(e) Responsable Unité Opérationnelle :
-     Prise en charge d’un dossier : organisation d’un évènement/ conduite d’un projet/ déménagement/ dossier relance clients/ contrats de maintenance/ coordination d’un projet / organisation d’un service (gestion des achats/ des stocks/ traitement des appels d’offres …)
-    Organisation et planification du travail collaboratif
-    Identification des ressources nécessaires  y compris budgétaires
-    Organisation de la logistique  
-    Création d’outils de suivi et d’évaluation
-    Reporting

Compétences attestées :

Le titulaire de la certification est capable de :
1. Traitement de l’information et Communication en interne et en externe (y compris dans un contexte international nécessitant la maîtrise de 2 langues en plus du Français) :
-       Organiser une recherche d’information centrée sur les besoins exprimés par le manager
-       Valider et mettre à jour les bases de données
-       Organiser l’accès à l’information pour optimiser la productivité des équipes et leur efficacité
2. Organisation des actions (y compris dans un contexte international nécessitant la maîtrise de 2 langues en plus du Français) :
-       Analyser le contexte organisationnel et managérial de ses interventions
-       Prendre en compte  les contraintes et les priorités
-       Construire, utiliser et faire utiliser des outils de gestion du temps et de gestion de l’activité pour améliorer la productivité
3. Assistance et aide à la décision (y compris dans un contexte international nécessitant la maîtrise de 2 langues en plus du Français) :
-       Identifier les besoins, demandes, questions, problèmes en créant des outils de collecte d’information adaptés
-       Analyser les demandes et alerter les managers concernés, décider en prenant en compte les contraintes ou obtenir des décisions
-       Organiser la mise en œuvre les solutions décidées
4. Activités spécifiques déléguées : elles seront fonction de la spécialité du service concerné, du périmètre de la  délégation de l’assistant de manager (y compris dans un contexte international nécessitant la maîtrise de 2 langues en plus du Français) :
-       Prendre en charge des  processus en respectant son niveau d’autonomie et de responsabilité
-       Construire des outils de gestion et de communication pour faciliter la collecte, la transmission, la fiabilité et la confidentialité  des informations et le respect des délais