Secrétaire médical

Activités visées :

Le (la) secrétaire médical(e) veille au bon fonctionnement de la structure de santé (cabinet médical, service hospitalier…). Il (elle) est l’interface entre le médecin et le patient. Il (elle) doit avoir un grand sens de l’organisation, d’écoute, de discrétion et acquérir une bonne connaissance du milieu médical et des outils techniques spécifiques.
La fonction peut varier d’une structure à une autre, c’est pourquoi, il (elle) doit avoir une grande capacité d’adaptation, mais dans l’ensemble, les activités principales exercées sont les suivantes :
Accueils téléphonique et physique
Il (elle) accueille,  informe et oriente le patient, sa famille et les intervenants dans le  respect du secret professionnel ;
Organisation et planification
Il (elle) gère le planning  d’activité et l’agenda du médecin ;
Gestion des dossiers médicaux
Il (elle) gère et assure le suivi des dossiers médicaux informatisés ;
Gestions administrative, technique et production de documents
Il (elle) traite, transmet,  classe, archive et saisit rapidement des documents. Il (elle) gère les encaissements des actes médicaux, la facturation, la comptabilité journalière, les impayés, le dossier administratif d’hospitalisation du patient, les fournitures et les données numériques. Il (elle) renseigne les formulaires médicaux. Il (elle) participe à la mise en place et au développement du système d’information et assure la veille technologique. Il (elle) doit maîtriser le vocabulaire médical et connaître l’environnement médical et les réglementations du secteur d’activité.

Compétences attestées :

Le titulaire du tire est capable de :
 1-      Accueillir et prendre en charge les usagers
    Informer, orienter et traiter les demandes des interlocuteurs de façon adaptée
    Utiliser un vocabulaire professionnel approprié et s’exprimer clairement
    Appliquer les règlementations d’activités : respecter le secret médical et professionnel, la confidentialité, le droit du patient et la transmission des dossier et des données ; appliquer les législations relatives à la conservation des documents médicaux, à l’accessibilité des locaux et aux informations nominatives

 2-      Gérer les équipements technologiques liés au poste de travail
    Utiliser les équipements bureautique et informatique, opérer des stratégies pour les maintenir en état de marche et en assurer le suivi
    Mettre en place des procédures adaptées pour réaliser efficacement les tâches d’activités en lien avec les données immatérielles (méthodologie de classement, communications sécurisées, sécurité de données et confidentialité)
    Participer aux projets de développement du système d’information et assurer la veille technologique (mises à jour)

 3-      Planifier les activités de la structure et l’agenda du médecin
    Mettre en place un planning de gestion de l’activité du service
    Gérer l’agenda d’un ou plusieurs praticien(s)

 4-      Gérer le dossier du patient et effectuer des tâches administratives
    Gérer les dossiers patients à l’aide de l’outil informatique, les actualiser
    Recueillir, extraire et communiquer des données relatives aux patients, dans le respect des règles de confidentialité
    Gérer les encaissements, codifier les actes en tenant compte des nomenclatures utilisées dans la structure, télétransmettre les FSE et assurer le suivi
    Effectuer les tâches administratives courantes, la comptabilité journalière et suivre le stock de fournitures
    Effectuer le classement et l’archivage, choisir une méthode adaptée au support utilisé

 5-      Réaliser et transmettre des documents
     Appliquer les règles de la correspondance médicale, lors de la rédaction des courriers
    Saisir rapidement les documents et utiliser une sténorette (dictaphone)
    Utiliser un vocabulaire professionnel et une syntaxe adaptés lors de la réalisation de documents
    Choisir et utiliser un outil en adéquation avec la réalisation du document à produire (traitement de texte, tableur, présentation assistée par ordinateur, publication assistée par ordinateur, progiciel médical…)
    Effectuer des recherches multicritères (activités, dossier patients…) pour extraire des données spécifiques en fonction de la demande du service ou du praticien
    Maitriser les nouvelles technologies de l’information et de la communication (Internet, navigation, mail, moteurs de recherches…) pour rechercher et diffuser l’information en appliquant les  règles de la confidentialité
    Elaborer les documents courants (courriers, comptes rendus, certificats, ordonnances, formulaires…), à l’aide d’un traitement de texte
    Rendre compte des résultats ou de l’activité tableaux, calculs, graphiques), à l’aide d’un tableur
    Présenter des résultats lors des réunions, ou toutes autres demandes qui nécessitent un support dynamique, à l’aide d’un logiciel de présentation assistée par ordinateur (diaporama)
    Communiquer et  diffuser l’information (affichage, planning…), à l’aide d’un logiciel de publication assistée par ordinateur
    Traiter et transmettre l’information aux interlocuteurs concernés en utilisant un canal sécurisé